Hinweisgebersystem
Verfahrensordnung zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) für die ACS Deutschland GmbH (nachfolgend ACS)
1. Einleitung
Die ACS bekennt sich zu einer verantwortungsvollen, gesetzestreuen und transparenten Unternehmensführung. Ein wesentlicher Bestandteil dieser Unternehmenskultur ist es, allen Beschäftigten sowie auch Geschäftspartnern und Dritten, die in einer beruflichen Beziehung zur ACS stehen, die Möglichkeit zu geben, auf Missstände und Rechtsverstöße hinzuweisen. Diese Verfahrensordnung regelt verbindlich, wie mit entsprechenden Meldungen gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgegangen wird.
Die Einrichtung einer Meldestelle dient dem Schutz der Hinweisgebenden sowie dem Unternehmen selbst. Sie stellt sicher, dass Verstöße frühzeitig erkannt, aufgeklärt und geeignete Gegenmaßnahmen ergriffen werden können. Gleichzeitig verpflichtet sich die ACS, Hinweisgebende vor Nachteilen und Repressalien zu schützen und deren Identität vertraulich zu behandeln.
2. Zweck und Anwendungsbereich
Mit der vorliegenden Verfahrensordnung verfolgt die ACS das Ziel, klare Abläufe für die Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Hinweisen zu schaffen. Dadurch sollen Transparenz und Rechtssicherheit gewährleistet werden. Die Verfahrensordnung gilt für alle Personen, die in einem beruflichen Zusammenhang mit der ACS stehen. Hierzu zählen insbesondere alle Beschäftigten, einschließlich Auszubildender und Praktikanten, Leiharbeitnehmer, Bewerber, ehemalige Mitarbeiter sowie Geschäftspartner.
Meldungen können sämtliche Sachverhalte betreffen, die auf Verstöße gegen Gesetze, interne Richtlinien oder auf sonstiges Fehlverhalten hindeuten. Besonders relevant sind Hinweise auf strafbare Handlungen, Ordnungswidrigkeiten, Verstöße gegen europäisches Recht, Gefahren für die Umwelt sowie Gefährdungen der Gesundheit und Sicherheit von Menschen.
3. Meldestelle und Zuständigkeit
Zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes hat die ACS die MD Consult GmbH (nachfolgend MD Consult) als externe Meldestelle beauftragt. Eingehende Hinweise werden ausschließlich extern durch MD Consult bearbeitet.
Die externe Meldestelle erfüllt insbesondere folgende Aufgaben:
- Entgegennahme und Prüfung eingehender Hinweise,
- revisionssichere Dokumentation sämtlicher Vorgänge,
- Kommunikation mit Hinweisgebenden,
- Einleitung angemessener Folgemaßnahmen in Abstimmung mit der ACS.
Die ACS erhält von MD Consult ausschließlich die für die Bearbeitung erforderlichen Informationen. Die Identität der Hinweisgebenden wird nur offengelegt, wenn diese ausdrücklich zustimmen oder eine rechtliche Verpflichtung besteht.
4. Meldewege und Zugangsmöglichkeiten
Hinweise können per E-Mail oder telefonisch an die externe Meldestelle gerichtet werden:
MD Consult GmbH
Arbeitssicherheit · Management · Schulungen · Beratung
Telefon: (02841) 99 800-79
E-Mail: hinweis.ACS@gmx.de
Web: www.mdconsult-gmbh.de
Schriftliche Hinweise per Post richten Sie bitte direkt an:
ACS Deutschland GmbH
An der Hofweide 7
67346 Speyer
- Der Meldung können Dokumente und weitere Belege beigefügt werden.
- Jede Meldung kann anonym erfolgen oder unter Angabe freiwilliger Kontaktdaten. Für Rückfragen und Rückmeldungen ist die Angabe einer Kontaktmöglichkeit hilfreich.
5. Verfahrensablauf nach Eingang einer Meldung
- Eingang & Bestätigung: Jede Meldung wird revisionssicher dokumentiert. Innerhalb von 7 Tagen erfolgt eine Eingangsbestätigung, sofern Kontaktdaten vorliegen.
- Prüfung: Die externe Meldestelle prüft die Plausibilität und Schwere der vorgetragenen Informationen.
- Folgemaßnahmen: Relevante Meldungen werden analysiert und ggf. intern oder extern an zuständige Stellen weitergeleitet.
- Rückmeldung: Hinweisgebende erhalten spätestens nach 3 Monaten eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Maßnahmen.
- Dokumentation: Sämtliche Schritte werden revisionssicher festgehalten. Zugriff auf die Dokumentation haben ausschließlich besonders zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen.
6. Schutz der Hinweisgebenden
Ein zentrales Element des Hinweisgeberschutzgesetzes und dieser Verfahrensordnung ist der Schutz der hinweisgebenden Personen. Niemand, der einen Hinweis in gutem Glauben abgibt, darf deswegen Nachteile erleiden. Dazu zählen insbesondere Kündigungen, Abmahnungen, Gehaltskürzungen, Versetzungen oder sonstige Formen der Benachteiligung.
Missbräuchliche Meldungen, die bewusst falsche Anschuldigungen enthalten, sind nicht vom Schutzbereich erfasst und können rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
7. Vertraulichkeit und Datenschutz
Das Meldeverfahren ist so gestaltet, dass die Vertraulichkeit der Hinweisgebenden und der in den Meldungen genannten Personen jederzeit gewährleistet ist.
- Zugriff auf Meldungen und Dokumentationen haben nur wenige, besonders verpflichtete Personen.
- Alle Datenverarbeitungen erfolgen nach DSGVO und BDSG.
- Daten werden mindestens 3 Jahre revisionssicher aufbewahrt und danach gelöscht.
- Hinweisgebende haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung.
8. Externe Meldestellen
Unabhängig vom Meldeverfahren der ACS steht es Hinweisgebenden jederzeit frei, sich an staatliche externe Meldestellen zu wenden, z. B. an das Bundesamt für Justiz (BfJ) oder an die BaFin.
9. Inkrafttreten und Überprüfung
Diese Verfahrensordnung tritt am 29. Oktober 2026 in Kraft. Sie wird regelmäßig überprüft und fortgeschrieben, wenn gesetzliche Änderungen dies erfordern oder wenn praktische Erfahrungen Anpassungen notwendig machen.
10. Hinweis zur Geschlechtsneutralität
Alle in diesem Dokument verwendeten geschlechtsbezogenen Begriffe gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Lediglich zur besseren Lesbarkeit wurde in Teilen die männliche oder weibliche Sprachform gewählt; hier ist stets auch die jeweils andere Geschlechtsform sowie jede weitere geschlechtliche Identität mitgemeint.